Privacy

In dit Privacy Protocol legt de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek het beleid vast hoe de organisatie omgaat met persoonsgegevens en de registratie daarvan. Dit protocol is opgesteld conform de nieuwe wetgeving Algemene Wet Gegevensbescherming (AVG), ingaande 25 mei 2018.

Met dit protocol voldoet de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek aan de wettelijke eisen, die zijn gesteld in bovengenoemde wet.

Alle persoonsgegevens die worden verzameld door de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek worden uitsluitend gebruikt voor de doelstelling, waarvoor zij benodigd zijn. De gegevens worden nooit gebruikt voor andere doelstellingen.

Welke informatie wordt vastgelegd?
De Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek legt de volgende gegevens vast, aangepast aan de verschillende groepen cliënten en vrijwilligers. (Verderop in dit protocol wordt toegelicht hoe de informatie wordt vastgelegd.)

Gegevens van de klanten van ‘Tafeltje Dekje’;
Gegevens van klanten van de sociale persoonsalarmering;
Gegevens van de vrijwilligers.

Noodzakelijkerwijs worden de namen, adressen en woonplaatsen doorgegeven aan de leverancier van de maaltijden van Tafeltje-Dekje (keuken Stichting Present, locatie Graafzicht) en aan de meldcentrale die in actie komt bij hulpoproepen van deelnemers aan de sociale persoonsalarmering. Tevens aan de plaatselijke contactpersonen en technische vrijwilligers die deze diensten verzorgen.

De Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek maakt geen gebruik van geadresseerde mailings met de persoonlijke gegevens van onze klanten aan leveranciers die niet direct betrokken zijn bij de levering van onze producten en diensten.

Vastlegging Informatie
Alle informatie wordt vastgelegd op de eigen computer van bestuursleden en de computer van de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek. De fysieke mappen en de V.H.G.-computer zijn aanwezig in het afgesloten kantoor A 56 van de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek, Burgemeester Dekkingstraat 1 te Bleskensgraaf. Het kantoor is afgesloten middels een cijfercombinatie, uitsluitend bekend bij de bestuursleden en kantoormedewerkers van de stichting.

Naast de digitale vastlegging vindt de archivering van formulieren met persoonsgegevens plaats in het kantoor van de stichting op het bovengenoemde adres en bij de secretaris en penningmeester thuis.

Informatie over de vrijwilligers
De Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek vermeldt alleen de persoonsgegevens van bestuursleden en andere vrijwilligers op haar website of in andere nieuwsuitingen, als hiertoe schriftelijk toestemming is gegeven door de betreffende personen.

De bestuursleden en andere vrijwilligers, die vermeld staan op onze website of in andere nieuwsuitingen, kunnen ten allen tijde een verzoek indienen om de informatie te wijzigen en/of te verwijderen. Dit verzoek kan worden ingediend op de volgende manieren:

via de email: info@stichtingvhg.nl;
via een brief gericht aan het Bestuur van de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek;
telefonisch via ons kantoor: 0184 698780;
telefonisch via één van de bestuursleden.

Van wijziging en/of verwijdering zal schriftelijk een bevestiging aan de verzoeker worden verzonden. De wijziging en/of verwijdering zal uiterlijk binnen 5 werkdagen plaatsvinden.

Informatie van klanten
De Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek rekent al de personen tot haar klanten, die het ingevulde aanmeldingsformulier met hun persoonsgegevens t.b.v. de afname van diensten en producten hebben ondertekend.

Deze aanmeldingsformulieren worden door de plaatselijke coördinatoren van de V.H.G. in overleg met de klant ingevuld en ondertekend.

Het aanmeldingsformulier wordt door de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek na beëindiging van de afname van producten en diensten gedurende maximaal 2 jaar bewaard, waarna de aanmelding wordt vernietigd. De aanmeldingsformulieren worden fysiek in mappen bewaard op het kantoor van de stichting. De kantoorruimte is beveiligd met een toegangscode die uitsluitend bekend is bij de bestuursleden en kantoormedewerkers van de stichting en daardoor niet vrij toegankelijk voor derden.

Na de aanmelding worden de volgende gegevens van de klant bewaard:

familienaam;
adres, postcode en woonplaats;
geboortedatum;
telefoonnummer van de klant;
(eventueel) emailadres van de klant (of naast familielid); -
dieetvoorschriften (bij Tafeltje-Dekje);
contactpersoon (naast familielid);
toestemming voor automatische incasso;
naam alarmopvolgers en/of Zorgorganisatie;

Deze gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor de bestuursleden en kantoormedewerkers van de stichting.

Op het moment dat andere administratief medewerkers toegang verkrijgen tot deze informatie zullen deze medewerkers een door de stichting opgestelde geheimhoudingsverklaring moeten ondertekenen.

De door de klant verstrekte informatie op het aanmeldingsformulier wordt door de Stichting V.H.G. uitsluitend gebruikt voor de daarvoor gestelde doelstellingen zijnde:

verstrekken van maaltijden;
plaatsing en onderhoud van alarmeringsapparatuur;
coördineren van de ‘Open Eettafel’;
coördineren van hulpverlening.

Indien de klant wenst dat zijn/haar gegevens niet meer mogen worden gebruikt en of niet meer vastgelegd mogen worden door de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek, dan kan de klant ten allen tijde een verzoek indienen om de informatie te verwijderen en/of te wijzigen. Dit verzoek kan worden ingediend op de volgende manieren:

via de email: info@stichtingvhg.nl;
via een brief gericht aan het bestuur van de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek;
telefonisch via ons kantoor: 0184 698780;
telefonisch via één van de bestuursleden.

Van wijziging en/of verwijdering zal schriftelijk een bevestiging aan de verzoeker worden verzonden. De wijziging en/of verwijdering zal uiterlijk binnen 5 werkdagen plaatsvinden. Na verwijdering van de informatie kan de klant geen diensten en producten meer afnemen van de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek.

De Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek werkt uitsluitend met vrijwilligers. Vrijwilligers melden zich telefonisch aan, via de email of fysiek bij bestuursleden en coördinatoren. Na mondelinge aanmelding of aanmelding via email, wordt de potentiële vrijwilliger verzocht het ‘Aanmeldingsformulier voor Vrijwilligers’ in te vullen. Op dit formulier worden de volgende gegevens vastgelegd:

naam en familienaam;
adres, postcode en woonplaats;
telefoonnummer;
(eventueel)emailadres;
datum aanvang vrijwilligerswerk.
functie of werkzaamheden.

Na invulling van het ‘Aanmeldingsformulier voor Vrijwilligers’ volgt een kennismakingsgesprek. Op het moment dat de potentiële vrijwilliger besluit om bij de V.H.G. vrijwilligerswerk te gaan doen, wordt het aanmeldingsformulier fysiek bewaard in een map op het kantoor van de Stichting en bij de secretaris en/of de betreffende coördinator. Het kantoor is afgesloten met een cijfercombinatie, die uitsluitend bekend is bij de bestuursleden en kantoormedewerkers van de stichting.

Op het moment dat na een kennismakingsgesprek een potentiële vrijwilliger besluit niet bij de V.H.G. te komen werken, wordt het Aanmeldingsformulier voor Vrijwilligers direct vernietigd.

Op het moment dat een vrijwilliger zijn of haar werkzaamheden beëindigt zullen het Aanmeldingsformulier voor Vrijwilligers en het (eventuele) Vrijwilligerscontract per direct worden vernietigd.

De vastgelegde informatie wordt uitsluitend gebruikt om de vrijwilliger persoonlijk te informeren over situaties en informatie, die voor de desbetreffende vrijwilliger van toepassing is.

Bij de informatieverstrekking per email voor de gehele groep vrijwilligers zullen de emailadressen uitsluitende via de BCC adressering worden verzonden. Maandelijks worden de namen van de vrijwilligers vermeld op het maandrooster (voor de maaltijdbezorgers en kantoormedewerkers). Op het maandrooster staan de voornaam en/of familienaam van de vrijwilliger genoemd evenals het telefoonnummer en emailadres).

Afmelden
Indien de vrijwilliger wenst dat zijn/haar gegevens niet meer mogen worden gebruikt en of vastgelegd door de Stichting V.H.G., kan de vrijwilliger ten allen tijde een verzoek indienen om de informatie te wijzigen en of te verwijderen. Dit verzoek kan worden ingediend op de volgende manieren:

via de email: info@stichtingvhg.nl;
via een brief gericht aan het bestuur van de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek;
telefonisch via ons kantoor: 0184 698780;
telefonisch via één van de bestuursleden.

Van wijziging en/of verwijdering zal schriftelijk een bevestiging aan de verzoeker worden verzonden. De wijziging en/of verwijdering zal uiterlijk binnen 5 werkdagen plaatsvinden, inclusief de vernietiging van het Aanmeldingsformulier voor Vrijwilligers. Na verwijdering van de informatie kan de vrijwilliger geen vrijwilligerswerk meer uitvoeren voor de Stichting V.H.G.

Tenslotte
Dit Privacy Protocol is opgesteld en goedgekeurd door het bestuur van de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek. Indien betrokkenen vragen hebben over dit protocol kan contact worden opgenomen met de stichting via:

via de email: info@stichtingvhg.nl;
via een brief gericht aan het bestuur van de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek;
telefonisch via ons kantoor: 0184 698780;
telefonisch via één van de bestuursleden.

Dit protocol zal jaarlijks worden geëvalueerd en bijgesteld (indien nodig). Noodzakelijke aanpassingen zullen direct worden doorgevoerd.

Bleskensgraaf/ mei 2018

Het bestuur van de Stichting Vrijwillige Hulpdienst Graafstreek